第七條交通行政執(zhí)法文書應(yīng)當(dāng)使用公文語體，語言規(guī)范、簡明、嚴(yán)謹(jǐn)、平實(shí)。不得使用推測性或含義不清的詞句。文書應(yīng)當(dāng)使用藍(lán)黑色或黑色簽字筆或鋼筆填寫，做到文字規(guī)范、字跡清楚、文面整潔。

　　第八條交通行政執(zhí)法文書中"案由"填寫為"當(dāng)事人姓名(名稱)+涉嫌違法行為性質(zhì)+案"，例如：XXX未取得從業(yè)資格證從事道路運(yùn)輸案。

　　第九條當(dāng)場處罰決定書、立案審批表、違法行為通知書、行政處罰決定書等對(duì)外送達(dá)的交通行政執(zhí)法文書應(yīng)當(dāng)編注案號(hào)。

　　編號(hào)模式為：行政執(zhí)法機(jī)關(guān)簡稱+執(zhí)法門類+文書類別+年份+文書順序號(hào)。例如：河北省石家莊市交通局年2008年作出的第10號(hào)行政處罰決定書應(yīng)編號(hào)為：冀石交罰[2008]10號(hào)。

　　第十條交通行政執(zhí)法文書中當(dāng)事人情況應(yīng)當(dāng)按如下要求填寫：

　　(一)根據(jù)案件情況確定"個(gè)人"或者"法人或者其他組織"，"個(gè)人"、"法人或者其他組織"兩欄不能同時(shí)填寫;

　　(二)當(dāng)事人為公民的，姓名應(yīng)填寫身份證或戶口簿上的姓名;住址應(yīng)填寫常住地址或居住地址;"年齡"應(yīng)以公歷周歲為準(zhǔn);

　　(三)當(dāng)事人為法人或者其他組織的，填寫的單位名稱、法定代表人(負(fù)責(zé)人)、地址等事項(xiàng)應(yīng)與工商登記注冊(cè)信息一致，不得隨意省略和使用代號(hào);

　　(四)當(dāng)事人名稱前后應(yīng)一致。

　　第十一條詢問筆錄、現(xiàn)場筆錄、勘驗(yàn)(檢查)筆錄、聽證筆錄等文書，應(yīng)當(dāng)當(dāng)場制作并交當(dāng)事人閱讀或者向當(dāng)事人宣讀，由當(dāng)事人逐頁簽字或蓋章確認(rèn)。

　　當(dāng)事人認(rèn)為筆錄內(nèi)容無誤的，應(yīng)在筆錄上寫明"以上筆錄無誤"字樣，并簽名注明日期。當(dāng)事人發(fā)現(xiàn)筆錄有誤，可以要求修改筆錄，在每一處修改的地方，要讓被詢問人一一簽名，予以確認(rèn)。當(dāng)事人要求作較大修改的，可以要求當(dāng)事人在筆錄后另外書寫，并簽名確認(rèn)。

　　當(dāng)事人拒絕簽字蓋章或拒不到場的，執(zhí)法人員應(yīng)當(dāng)在筆錄中注明，并可以邀請(qǐng)?jiān)趫龅钠渌�人員簽字。

　　第十二條交通行政執(zhí)法文書首頁不夠記錄時(shí)，可以附紙記錄，但應(yīng)當(dāng)注明頁碼，由相關(guān)人員簽名并注明日期。

　　第十三條交通行政執(zhí)法文書中的審核或?qū)徟�意見�?yīng)表述明確，沒有歧義。

　　第十四條向當(dāng)事人告知和送達(dá)的通知書、告知書等對(duì)外文書必須以處罰機(jī)關(guān)名義作出，加蓋本機(jī)關(guān)公章。需要交付當(dāng)事人的文書中設(shè)有簽收欄的，由當(dāng)事人直接簽收;也可以由其同住的成年家屬或委托代理人簽收。文書中沒有設(shè)簽收欄的，應(yīng)當(dāng)使用文書送達(dá)回證。