四、公文擬制常見錯誤剖析

　　公文擬制工作中，我們經(jīng)常遇到一些問題不知如何處置，甚至出現(xiàn)了許多“習慣性錯誤”。這里，梳理歸納了公文擬制中很常見、易忽略的一些問題并進行剖析，有些內(nèi)容是對《黨政機關(guān)公文格式》各要素編排規(guī)則的重復和強調(diào)，目的是進一步引起大家注意，避免再犯此類錯誤。

　　(一)違反行文規(guī)則。公文是有一套嚴格的行文規(guī)則的。我們?nèi)粘Ｓ龅降膯栴}主要五個方面：

　　一是直接報送省體育局領(lǐng)導同志個人。按照規(guī)定，除局領(lǐng)導同志交辦事項和確需直接報送審批的少數(shù)敏感涉密事項、重大突發(fā)事件及涉外事件外，不得將請示、報告直接報送局領(lǐng)導同志個人(有的單位認為直接報領(lǐng)導同志更快捷、更明確，報局里怕批到其他領(lǐng)導那去，這樣既不符合公文處理的規(guī)定，也違反了正常的工作關(guān)系)。

　　二是多頭報送。主送省體育局的請示、報告，不能再同時報送有關(guān)處室，也不能再同時報送局領(lǐng)導同志個人。如遇有情況特別緊急確實需要分送有關(guān)局領(lǐng)導的，應在文件的首頁注明分送情況。邀請局領(lǐng)導出席有關(guān)重大活動，不能分別向局領(lǐng)導本人報送請柬，原則上應向省體育局寫出請示，統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排(有一個市有個活動，給每位局領(lǐng)導都送了請柬，本意是不錯，但造成很大被動)。

　　三是越級行文。按照規(guī)定，省體育局不受理直屬單位內(nèi)設(shè)處室和縣級政府、縣級體育部門的請示、報告。縣級政府或縣級體育部門如果有問題需請示省體育局的，可以先向其上一級部門(市政府或市體育局)呈文，由其上一級部門再向省體育局呈文。

　　四是請示事項一文數(shù)事。請示類公文應一文一事，即一事一請示，這是基本規(guī)矩。如果一文數(shù)事，把幾個屬于不同方面解決的問題搞一攬子請示，既不便于批辦，又容易使問題復雜化，不利于問題的解決。如，某中心關(guān)于備戰(zhàn)第十二屆全運會夏訓工作動員會議及有關(guān)經(jīng)費的請示，此件中既邀請局領(lǐng)導參加會議，又申請有關(guān)經(jīng)費，這些事項分屬不同的局領(lǐng)導分管，沒法報批，應一事一文分別報送。

　　五是不經(jīng)協(xié)商或協(xié)商不一致行文。這里要強調(diào)，局機關(guān)各處室涉及經(jīng)費的公文在送辦公室審簽前要送經(jīng)計財處審核同意并簽署意見，涉及法律法規(guī)的公文在送辦公室審簽前要送經(jīng)法規(guī)產(chǎn)業(yè)處審核同意并簽署意見。

　　(二)文種適用常見錯誤。主要有三個方面：

　　一是“請示”與“報告”混用、并用。這個問題在辦公室收文中時不時見到。有的單位把向省體育局請求批準事項的“請示”寫成“報告”;有的單位向省體育局寫的“報告”中含有請示事項;還有就是一份請示中包含多項請示事項。

　　二是 “請示”、“批復”、“函”混用。“請示”只能用于本單位的上級機關(guān)(領(lǐng)導)。“函”適用于平級單位之間或互不隸屬機關(guān)之間的詢問、答復問題、請求批準和答復審批事項。“批復”一般是對有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)請示事項的批文。

　　三是上行文文種使用不當。下級單位向上級機關(guān)報文一般使用請示、報告、意見三個文種(除單位或處室在參加國家或省會議后向省體育局提出我省(局)貫徹落實意見時可以使用“意見”文種，如××關(guān)于貫徹落實全國體育某會議精神的意見外，一般情況下使用“請示”和“報告”文種)，其他文種不能用。省體育局辦公室曾經(jīng)收到個別中心《關(guān)于處罰××同志的決定》、《關(guān)于呈報×× 的報告》、《關(guān)于解決××經(jīng)費的申請》、《關(guān)于××情況的說明》，這都是不正確的，說明對文種使用范圍和寫作還不清楚。

　　(三)“簽發(fā)人”常見錯誤。按照規(guī)定，上行文由主要負責人簽發(fā)，下行文或平行文由主要負責人或由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。

　　一是當有沒有。上行文要求標注簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側(cè)(下行文一般不標識簽發(fā)人)。這方面，出現(xiàn)的問題比較多，很多報省體育局的“請示”、“報告”沒有簽發(fā)人，這是不規(guī)范的。

　　二是簽發(fā)人不正確。“主要負責人”的含義，國辦有個解釋，是指各級行政機關(guān)的正職或主持工作的負責人。各直屬單位上報省體育局的文件，必須由主要負責人簽字，主要負責人因出訪、健康等原因，可由主持工作的負責人(不是分管負責人)簽發(fā)。個別單位請示件簽發(fā)人是分管同志，這是不對的。

　　三是字體使用不正確。公文格式要求，“簽發(fā)人”三字用3號仿宋字體，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。這一點，大家要注意。

　　四是簽發(fā)人標注位置易出錯。特別是聯(lián)合行文有多個簽發(fā)人時，要求是簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)順序從左到右、自上而下依次均勻編排，每行兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊，“簽發(fā)人”標注在第一行(上行文的發(fā)文字號與很后一個簽發(fā)人姓名同處一行)。
 

　　(四)公文標題常見錯誤。公文標題由發(fā)文機關(guān)、公文內(nèi)容、文種三部分組成，一般格式為“發(fā)文機關(guān)+關(guān)于××(事由)的+文種”。常見錯誤主要有:

　　一是要素不全。發(fā)文機關(guān)、事由、文種，三要素缺一不可，特別要注意不能缺少發(fā)文機關(guān)。在使用“報告”文種時，遇到比較多的問題是“某某中心關(guān)于某某事項的情況報告”，應該用“某某中心關(guān)于某某事項情況的報告”。

　　二是表述不清楚。例如：某中心更換設(shè)備需要申請經(jīng)費，給省體育局打了個請示，標題是“某某中心關(guān)于更換某種設(shè)備的請示”，這是不對的，應該是“某某中心關(guān)于更換某種設(shè)備所需經(jīng)費的請示”;再比如，某某中心就某事提出意見請省體育局批復，經(jīng)局里研究同意某中心的請示，這時有職能處室代省體育局起草批復時，標題用“省體育局關(guān)于某事(某意見)的批復”，這也是不對的，應該是“省體育局關(guān)于同意某事(某意見)的批復”。

　　三是編排不當。要求一般用2號小標宋體字(注意字體)，編排于紅色分隔線下空二行位置(注意位置)，分一行或多行居中排布;標題折行時詞組不能拆開，以防止引起歧義;標題中的“的”字不能與文種單獨排行，如“的請示”、“的通知”不能單獨排行;標題排列應當使用梯形或菱形(原來下發(fā)文機關(guān)一般單獨一行，新的格式?jīng)]有作明確規(guī)定)。

　　四是標題中書名號使用錯誤。根據(jù)規(guī)定，“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”(本次新格式未作明確要求，建議仍按原規(guī)定執(zhí)行)，但實際公文制作中，與該規(guī)定相違背的標題卻屢見不鮮。有的不該用的卻用了。如“關(guān)于印發(fā)《關(guān)于加強某某工作的若干意見》的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)《某某局關(guān)于向某某同志學習決定》的通知”，“關(guān)于印發(fā)《某某市體育局局財務管理辦法》的通知”，等等。此處的“意見”、“決定”“辦法”都不是法規(guī)、規(guī)章，因此不可用書名號，可分別改寫為“印發(fā)關(guān)于加強某某工作的若干意見的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)某某局關(guān)于向某某同志學習決定的通知”、“關(guān)于印發(fā)某某市體育局局財務管理辦法的通知”。有的該用的卻不用或用錯了。如“關(guān)于印發(fā)某某工作管理暫行規(guī)定的通知”、“關(guān)于印發(fā)‘某某工作管理暫行規(guī)定’的通知”等等，此處“規(guī)定”屬于規(guī)章類，故應用書名號標注，可改寫為“關(guān)于印發(fā)《某某工作管理暫行規(guī)定》的通知”。
 

　　(五)主送單位常見錯誤。除命令和令、通告、公告、紀要外，公文必須標明主送機關(guān)(也就是抬頭)，并使用全稱或者規(guī)范化簡稱。

　　一是上行文只能標注一個主送機關(guān)(個別情況如抬頭“省委、省政府”除外)，給省體育局報文不能寫給處室(如果省體育局內(nèi)設(shè)機構(gòu)如辦公室、人事處等可以自行處置的事項，可以直接向有關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)行文，但應當使用“函”);

　　二是排序和頓號、逗號常用錯。下行文可以有多個主送單位，排列順序遵循“先上后下、先外后內(nèi)”的原則;不同系統(tǒng)、不同級別的主送單位之間用逗號隔開，同一系統(tǒng)、同一級別的主送單位之間用頓號隔開。如省政府辦公廳發(fā)文抬頭寫成“各設(shè)區(qū)市人民政府，各縣(市、區(qū))人民政府，省政府各部門”，省體育局發(fā)文順序是“各市體育局，機關(guān)各處室，各直屬單位”，而如果省體育局發(fā)文抬頭寫成“各市體育局、機關(guān)各處室、各直屬單位：”就是不正確的。

　　三是編排不正確。要求編排于標題下空一行的位置，居左頂格，回行時仍頂格，很后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。這方面大家要注意。
 

　　(六)結(jié)構(gòu)層次及其字體、標點符號使用常見錯誤。

　　一是結(jié)構(gòu)層次表示錯誤。一般而言，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)分“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”四個層次。比較常見的錯誤是沒有嚴格按照層次表示方法表示,有的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。通常，只有兩個層次時，可分別用“一、”“1.”標識(數(shù)字序號后用小圓號“.”而不能用頓號“、”，如“1.”而不是“1、”)，“(一)”和“(1)”括號外面不帶標點符號。在一段文字內(nèi)部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。

　　二是字體使用不當。標準規(guī)定，一般第一層用是黑體、第二層用楷體、第三層和第四層用仿宋體。這方面，大家要注意。三是標點使用不規(guī)范。標準規(guī)定，公文中第一層次標題后不加標點符號(一般單獨成行),第二層次以下的標題后均應加標點符號(一般不單獨成行)。經(jīng)常見到要么都不加標點符號，要么全加標點符號，這都是不正確的。

　　(七)字符使用上容易出現(xiàn)的幾個錯誤。

　　一是漢字“○”用阿拉伯數(shù)字“0”或大小定英文字母“O”代替;

　　二是公文發(fā)文字號用的六角括號“〔〕”用中括號“[]”或小括號“()”代替;

　　三是單書名號“〈〉”用大于、小于號合在一起形成“<>”代替;

　　四是分隔符“·”用小數(shù)點“.”代替;

　　五是代替“某”的“×”符號用英文大寫字母“X”代替。解決以上問題，可從文檔“插入”功能的“特殊符號”中查找。同時要注意，行文中遇數(shù)字、“%”、字符和英文人名在轉(zhuǎn)行時應作技術(shù)處理，不得分開。

　　(八)數(shù)值范圍表述常見錯誤。常見的錯誤有：4-6%、0.2-6等，規(guī)范的寫法應分別為4%-6%、0.2-0.6。用分數(shù)和整數(shù)表述數(shù)字范圍時，也不能省略第一個數(shù)字后的單位，如“5萬-10萬人”不能寫成“5-10萬人”、“18歲至20歲”不能寫成“18至20歲”。 表示時間范圍時，可用“2000-2005年”、“3-4月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。表示概數(shù)時，鄰近的兩個數(shù)字應當并列連用，中間不應使用頓號隔開，如“三四天”，不能寫成“三、四天”、“七八十年代”不能寫成“七、八十年代”。
 

　　(九)引用(引文)常見錯誤。

　　一是引用公文不規(guī)范，往往只引發(fā)文號或不引發(fā)文號。根據(jù)規(guī)定，文中多次引用同一文件，應先引發(fā)文機關(guān)(有時可省略)、標題，后引發(fā)文字號(用括號括住),再次出現(xiàn)時可直接引用發(fā)文字號，無文號的，第一次引用時可在文件名稱后面加括號注明簡稱。

　　二是引用“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”時不規(guī)范，出現(xiàn)諸如“現(xiàn)將《×××實施方案》(征求意見稿)呈上，請?zhí)岢鲂薷囊庖?rdquo;的錯誤。規(guī)范用法是,在引用標題上含有“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”等字樣的規(guī)章制度、方案時，引用其標題時應放在書名號之內(nèi)(其余放在書名號外)，如上例應寫為“現(xiàn)將《×××實施方案(征求意見稿)》呈上，請?zhí)岢鲂薷囊庖?rdquo;。

　　三是使用非規(guī)范化簡稱時不規(guī)范。一般先用全稱并加括號注明“以下簡稱×××” 首次出現(xiàn)時就需簡稱的，應在直接簡稱后加括號說明其全稱。四是標點符號使用錯誤。文中直接引用語一般要用引號標明，凡將引用語獨立來用，末尾的標點應放在引號的里邊，凡將引用語作為作者自己話的一部分，末尾不用標點(是一句話的很后時，句號放在引號外)。許多公文在這方面經(jīng)常用錯。

　　(十)阿拉伯數(shù)字與漢字混淆。規(guī)范用法：

　　一是定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中，作為語素的數(shù)字必須使用漢字。如，五味子、七上八下、四菜一湯、八字沒一撇、“十二五”規(guī)劃、五易其稿等。

　　二是中國干支紀年、夏歷月日，含有日月簡稱表示事件、節(jié)日的詞組以及帶有“幾”字的數(shù)字表示約數(shù)的必須用漢字。如辛卯年正月二十三、七七事變、十幾個人、幾千分之一等。

　　三是統(tǒng)計表中的數(shù)值(正負數(shù)、小數(shù)、百分比、分數(shù)等)以及公歷世紀、年代、年、月、日和時刻，必須用阿拉伯數(shù)字。如改革開放30年來、下午5時前報到、公元前2500年等。實際使用中，也有一些情況，具體使用漢字還是使用阿拉伯數(shù)字不是絕對的，允許靈活變通。比如，整數(shù)一至十如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計意義的一組數(shù)字中，可以用漢字;比較孤立的普通數(shù)量結(jié)構(gòu)(數(shù)字加普通量詞)，如果是十以下的整數(shù)用漢字就較得體，如一個人、三本書、看了十遍、三項議題等;用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”、“大概”等表示的約數(shù)一般使用漢字，但如果文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計和比較意義的數(shù)字，為保持體例上的一致性，其約數(shù)也可以使用阿拉伯數(shù)字，如“通過幾年的發(fā)展，該區(qū)已入駐企業(yè)35家，總投資近20億元，2010年完成稅收5000多萬元。”

　　(十一)容易用錯的詞。

　　一是“截止”與“截至”。 從意思上講，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。從用法上來說，“截止”后不能帶時間賓語，不能說“截止昨天”或者“截止某月某日”。 “截至”后面必須帶時間賓語，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就與“截至”的意思相同了，可以在后面帶賓語。例如“截止到昨天”、“截止至某月某日”。

　　二是“制定”與“制訂”。“制定”強調(diào)法規(guī)等的定型和拍板定案，強調(diào)動作已完成;“制訂”強調(diào)方案、計劃等形成過程。“制定”的對象多是路線、方針、政策、法令、規(guī)章制度等;“制訂”的對象多是方案、計劃、規(guī)劃。“制定”突出法律、規(guī)章等表示抽象和大方面者居多;“制訂”表示具體形象者居多，公文中習慣用于具體規(guī)章制度的訂立，如“研究制定體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃”應該是“制訂體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃”。

　　三是“其它”與“其他”。據(jù)國家語委有關(guān)規(guī)定，在法律法規(guī)和公文中統(tǒng)一用“其他”，不用“其它”一詞。

　　四是“按照”與“遵照”。“按照”是中性詞，使用范圍較廣，通用于各種文體;“遵照”帶有尊重色彩，后面的名詞多為上級、長輩的指示、教導等。“按照”是介詞，“遵照”是動詞，如“按照×× 同志的指示精神……”，應寫為“遵照×× 同志的指示精神……”。

　　五是“報道”與“報導”。公文中統(tǒng)一用“報道”，不能用“報導”。

　　六是“期間”與“其間”。在使用時，“其間”前面總有一段關(guān)于時間的敘述，“其間”承上表示“這段時間里”或“那段時間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復了。 “期間”的用法恰恰相反，它前面應該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會期間”等等。“期間”不能單說，而“其間”可以單說，如“期間，對文件修改了20多次。”應寫為“其間，對文件修改了20多次”。

　　七是列舉完后“等”的用法。有兩種情況，一種是沒有列舉完的時候用“等”，如“北京、上海等城市”，還有一種用法是列舉完之后用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長沙等四座城市”，這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。
 

　　(十二)語言表述不夠規(guī)范。我們工作中遇到的主要問題有三方面：

　　一是請示事項表述不清楚。如某中心向局里寫了一個購買設(shè)備的請示，文中提到，因某某原因，需要購買價值為多少的設(shè)備，很后是妥否請批示。從公文中看不明白，你是購買設(shè)備這個事是需局里批準，還是向局里申請購買設(shè)備的費用。后經(jīng)了解，是申請經(jīng)費。既是申請經(jīng)費，請示內(nèi)容就要明確落到申請經(jīng)費上。

　　二是語言不簡潔精煉。公文應當觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲(不拐彎抹角)。我們遇到比較多的問題是總怕說不清楚，長篇大論，過多地論述目的、意義等，公文應該簡短，把事說清楚即可。

　　三是字詞不規(guī)范。公文有一套自己的規(guī)范常用語言(開端用語、承啟用語、表態(tài)用語、征詢用語、結(jié)尾用語等)，我們要盡可能地使用公文語言。如：開端用語：據(jù)、依據(jù)、按照、根據(jù)、鑒于、由于、隨著等;期請用語：敬請、懇請、報請、望、希望、盼等;綜合用語：為此、據(jù)此、值此、綜上所述、總之等;結(jié)尾用語：以上請示當否，請批復;妥否，請批示;上述意見如果可行，請批準;以上報告如有不當，請指示;特此函告;特此布告等。

　　(十三)“附件說明”常見錯誤。附件是正文的一部分，這一點容易忽視，因此公文如有附件，應當在正文后、成文時間前的位置上標注“附件說明”(不能標注到成文日期之后)。

　　一是標注位置和字體易出錯。國家標準規(guī)定：公文如有附件，在正文下空1行(常見錯誤是在正文下空兩行或多行處標注)左空2字用3號仿宋體字標識“附件：”(常見錯誤是標識為“附：”或“附表：”)，后標附件名稱。

　　二是標點符號易出錯。附件名稱后不加標點符號(常見錯誤是名稱后加標點符號)。

　　三是多個附件時標注易出錯。序號使用阿拉伯數(shù)碼(常見錯誤是標識附件序號時未按規(guī)定使用阿拉伯數(shù)碼，第一個附件沒有緊隨“附件”依次排列而是另起一行);多個附件或附件標題有折行時(常見錯誤是附件標題折行后頂格或與“附件”、“順序號”對齊)正確標識方法是：

　　附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXX

　　2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

　　XXXXXXXXXXXXXXXXXX
 

　　(十四)落款(發(fā)文機關(guān)署名、成文日期)和印章使用要注意。前面已說到，這次新標準將黨委系統(tǒng)和政府系統(tǒng)做法進行了統(tǒng)一。這里有五個注意事項：

　　一是發(fā)文機關(guān)署名。今后所有公文都必須加上發(fā)文機關(guān)署名，這是一個新的變化和要求，必須引起注意。

　　二是成文日期。今后所有公文的成文日期由漢字標注改為用阿拉伯數(shù)字標注，這也是一個新的變化和要求，必須引起注意。成文日期，注意不能按擬稿日期標注，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準;領(lǐng)導簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準;聯(lián)合行文，以很后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導簽發(fā)日期為準;法規(guī)性文件以批準日期為準或者在正文很后專門規(guī)定具體生效和開始執(zhí)行的日期;特殊情況署印發(fā)日期，如電報。

　　三是編排位置。分兩種情況：加蓋印章的公文，標準規(guī)定，單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，很后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)(注：聯(lián)合上報的公文可以由主辦機關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文發(fā)文機關(guān)都要加蓋印章)。不加蓋印章的公文，一般情況下，電報可以不加蓋印章、黨的機關(guān)有特定發(fā)文標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章(實際中我們幾乎用不到，了解一下即可)。單一機關(guān)行文時，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。

　　四是聯(lián)合行文印章。為防止出現(xiàn)空白印章，一般將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機關(guān)印章在前，每排很多排3個印章，兩端不得超出版心，很后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切，在很后一排印章之下右空2字標識成文時間。首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。

　　五是“此頁無正文”的錯誤。機關(guān)署名、成文日期和加蓋印章與正文必須同處一面，當公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹聲r，應采取調(diào)整行距、字距、刪除空行或增加、減少公文內(nèi)容的方法，務必使機關(guān)署名、成文日期、印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
 

　　(十五)“附注”常見錯誤。附注一般是對公文的發(fā)文范圍，聯(lián)系方式，使用時需注意的事項加以說明，如上行文的“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”，下行文的“此件發(fā)至縣級”，“此件公開發(fā)表”等等。常見錯誤，一是標注位置不正確。常見錯誤是沒有按規(guī)定在成文日期下1行居左空2字加圓括號標識。二是上行文沒有附注。按規(guī)定，請示、報告、意見、函等上行文應附注“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”，常見到有些單位給省體育局的上行文(特別是請示件)沒有附注聯(lián)系人，這是不正確的，也不便于及時溝通相關(guān)事項。三是附注應用范圍不清楚。附注不是對公文內(nèi)容作出解釋或注釋，不能把公文中需要解釋的事項用附注來表示。
 

　　(十六)“附件”常見錯誤。公文附件是正文，這一點很多同志認識不到，往往不夠重視，如果應有附件而沒有附件或使用不當，就會影響工作。常見錯誤：

　　一是應有未有。以下五種情況應當有附件：正件是貫徹落實局領(lǐng)導批示精神的，要附上領(lǐng)導批示簽的復印件(必要時附原件);正件內(nèi)容涉及到有關(guān)政策或需提供局領(lǐng)導參照的，要附上附件(會簽件要附上會簽意見件)，以便局領(lǐng)導做出決策;正件是邀請局領(lǐng)導出席會議或活動的，應當附上日程安排，需領(lǐng)導講話的還要附上代擬稿;正件是需要以省體育局名義給省政府或國家體育總局行文的，要附上代擬稿;當正文內(nèi)容較長、且相對完整時可作附件處理，如工作總結(jié)等。

　　二是“附件”與正件混淆。比如，印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)講話、規(guī)章和文件時，將講話、規(guī)章和文件視為附件處理，是錯誤的(根據(jù)規(guī)定，印發(fā)(轉(zhuǎn)發(fā))講話、規(guī)章和文件時，如已在標題中明確印發(fā)(轉(zhuǎn)發(fā))內(nèi)容的，所印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的講話、規(guī)章和文件應作為正件;而文件標題未明確轉(zhuǎn)(印)發(fā)內(nèi)容，且需對正件作補充說明的其他材料，應以附件形式處理)。

　　三是標注位置和字體不正確。標準規(guī)定，附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件” 字樣，有序號時標識序號,如“附件1”,“附件2”,“附件3”等。注意字體用3號黑體，后不加“：”。附件標題居中編排在版心第三行(也就是說“附件”與“標題”之間要空一行)。特別是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版記”之后。
 

　　(十七)“抄送機關(guān)”常見錯誤。抄送機關(guān)是指主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)。常見錯誤：

　　一是沒有使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　　二是標點符號用錯，沒有按照“同一性質(zhì)、層級的抄送機關(guān)用頓號隔開，不同性質(zhì)、層次的抄送機關(guān)間用逗號隔開，在很后一個抄送機關(guān)后標句號”的規(guī)定使用標點符號，特別是在“很后一個抄送機關(guān)后標句號”方面常出錯。

　　三是字體字號用錯。一般用4號仿宋體字，左右各空一行編排。注意：不是3號仿宋體字，不是頂格也不是空兩字，這方面特別容易用錯。四是使用“抄報”等字樣，公文處理辦法中沒有“抄報”、“報送”，無論是上級機關(guān)還是下級、平級機關(guān)應當一律使用“抄送”。

　　(十八)“印發(fā)機關(guān)”和“印發(fā)日期”常見問題。

　　一是字體問題。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，常見錯誤是用成3號字體。

　　二是編排位置問題。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期編排在末條分隔線之上，“印發(fā)機關(guān)”左空一字，“印發(fā)機關(guān)”右空一字。

　　三是“(×年×月×日印)”與“(×年×月×日印發(fā))”問題。省政府辦公廳的做法一直是使用“(×年×月×日印)”，主要考慮上行文用“印發(fā)”不合適，為體現(xiàn)一致性，省體育局原來也要求使用“(×年×月×日印)”。這次新的要求是使用“(×年×月×日印發(fā))”。

　　四是印制份數(shù)問題。新的格式對此未做明確規(guī)定。

　　(十九)制作復合體公文常見錯誤。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)公文也稱復合體公文。擬制此類公文常不些地方不清楚，要注意：

　　一是“印發(fā)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”不要混淆。特別是一些單位經(jīng)常把“轉(zhuǎn)發(fā)”與“印發(fā)”用錯。“印發(fā)”的原文制作和來文渠道是本機關(guān);“轉(zhuǎn)發(fā)”的原文制作和來文渠道是上級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)和下級有自主行文權(quán)的機關(guān);“批轉(zhuǎn)”的原文制作和來文渠道是下屬職能部門。

　　二是不要將印轉(zhuǎn)文件當附件處置。在格式上表現(xiàn)為以“附件”的方式標識附件名稱，將被印轉(zhuǎn)的文件置于版記之后。制作此類公文的原則是：印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)講話、規(guī)章和文件，如已在文件標題中明確的，所印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的講話、規(guī)章和文件應作為正文，如“關(guān)于印發(fā)某某同志在全省體育工作會議上講話的通知”、 “關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《黨政機關(guān)公文格式》的通知”，某某同志的講話、《黨政機關(guān)公文格式》就是正文，不能以“附件”的形式出現(xiàn)，這時處于復合體公文前面的“通知”作用和地位類似于“按語”或“編者按”。

　　三是結(jié)構(gòu)上不要出現(xiàn)雙重格式。不要出現(xiàn)被印轉(zhuǎn)文件和與其前面的“通知”或其他文種本身出現(xiàn)兩套格式，各有各的成文日期，各有各的印章，各有各的版頭、版記等。此時要進行必要的技術(shù)處理，具體辦法是：去掉被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版頭、版記，將其發(fā)文字號移至被轉(zhuǎn)發(fā)文件標題的右下側(cè);去掉被轉(zhuǎn)發(fā)文件的主送機關(guān);將被轉(zhuǎn)發(fā)文件的發(fā)文機關(guān)移到其標題之下(或以括號標注)，若其已在復合公文標題或“轉(zhuǎn)發(fā)語”里出現(xiàn)，則可省略;去掉被轉(zhuǎn)發(fā)文件的印章;去掉被轉(zhuǎn)發(fā)文件的成文日期或移至其標題之下(或以括號標注)。

　　四是轉(zhuǎn)發(fā)類公文標題冗長、成分多余問題。實際工作中，經(jīng)常遇到逐級層層轉(zhuǎn)發(fā)公文的情況，如果按照標題制作的一般原則擬題，標題構(gòu)成一般是：發(fā)文機關(guān)+“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)”+被轉(zhuǎn)發(fā)文件的發(fā)文機關(guān)+被轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱(或其主要內(nèi)容)+文種，但這樣往往造成兩種情況，一個是標題冗長繁瑣，二個是成分多余，一個標題中多次出現(xiàn)“關(guān)于”“轉(zhuǎn)發(fā)”、“通知”，就會出現(xiàn)類似“某某中心(市體育局)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《河北省體育局轉(zhuǎn)發(fā)〈國家體育總局關(guān)于某某問題的通知〉的通知》的通知” 這類的標題。擬制此類標題時一定要掌握一個原則，即無論層次多么繁雜，無論轉(zhuǎn)發(fā)多少通知，標題中只能出現(xiàn)1次“關(guān)于”，很多只能出現(xiàn)兩個“通知”。

　　解決辦法主要有四：

　�、僦苯愚D(zhuǎn)發(fā)第一個發(fā)文機關(guān)的通知(省略法)。如標題“某某市體育局轉(zhuǎn)發(fā)《省體育局轉(zhuǎn)發(fā)〈國家體育總局關(guān)于某某問題的通知〉的通知》”，可以將其改寫為“某某市體育局轉(zhuǎn)發(fā)國家體育總局關(guān)于某某問題的通知”( 注：凡是批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的公文，如果被轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)或印發(fā)的文件標題中有“關(guān)于”二字，那么標題中的第一個“關(guān)于”，即本級機關(guān)后的“關(guān)于”應該刪掉，標題中只保留被轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)或印發(fā)文件的“關(guān)于”，同時轉(zhuǎn)發(fā)標題的文種“通知”也要省略);

　�、诔槿”晦D(zhuǎn)發(fā)文件的核心自擬標題(概括法)。如“某某市體育局轉(zhuǎn)發(fā)河北省體育局轉(zhuǎn)發(fā)國家體育總局關(guān)于進一步做好群眾體育工作的通知”，可改寫為“某某市體育局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)進一步做好群眾體育工作的通知”。

　　③在標題中只出現(xiàn)上一級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)通知的文號(替代法)。如“某某省委關(guān)于貫徹落實中發(fā)〔1989〕12號文件精神的通知”、“某某市人民政府辦公室關(guān)于貫徹省發(fā)〔2005〕23號文件精神進一步做好城鎮(zhèn)退役士兵安置工作的通知”(采用替代法時，很好不要只寫文號，要盡量在標題中標明事由主旨，讓人一目了然，也便于查詢)。

　�、苤苯愚D(zhuǎn)發(fā)原文件(直轉(zhuǎn)法)。轉(zhuǎn)發(fā)的是法規(guī)、規(guī)章如層次太多可直接轉(zhuǎn)發(fā)，如標題“某某市體育局轉(zhuǎn)發(fā)省體育局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《全民健身條例》的通知”，可以將其改寫為“某某市體育局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《全民健身條例》的通知”。
 

　　以上，結(jié)合工作實踐，就《黨政機關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機關(guān)公文格式》進行了簡要梳理和解讀，就實際操作中易忽略或常見問題進行了剖析，與大家交流，以期對規(guī)范省體育局系統(tǒng)公文擬制工作能有所幫助。不妥、不對之處，謹請諒解并歡迎指正。

　　衷心感謝大家對我一直以來特別是在辦公室工作期間的大力支持，工作中不到之處也敬請包容。謝謝!