《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》解讀

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　　田建功

　　(2013年1月)

　　《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》已經(jīng)黨中央、國(guó)務(wù)院同意，自2012年7月1日起施行;新的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》已由國(guó)家質(zhì)檢總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委發(fā)布，自2012年7月1日起正式實(shí)施。這次實(shí)施的《國(guó)家黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，是在《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》基礎(chǔ)上制定和修訂的，其很大特點(diǎn)是解決了原來(lái)黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)存在兩部公文處理法規(guī)、兩個(gè)公文標(biāo)準(zhǔn)、兩種公文處理方式的問(wèn)題，首次統(tǒng)一和規(guī)范了黨、政機(jī)關(guān)的公文處理。

　　為便于大家理解和執(zhí)行，下面就新制定的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和新《黨政機(jī)關(guān)公文格式》重點(diǎn)是變化之處進(jìn)行一下解讀,同時(shí)就我們公文實(shí)際擬制工作中易出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行一下剖析。
 

　　一、《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的主要特點(diǎn)

　　這次新實(shí)施的《國(guó)家黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》在一定意義上綜合了《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。其主要特點(diǎn)有以下幾個(gè)方面：

　　第一，統(tǒng)一了公文的定義。“黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。”

　　第二，統(tǒng)一了公文種類。原來(lái)黨的機(jī)關(guān)公文種類有14種(決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要)，原來(lái)行政機(jī)關(guān)公文種類有13種(命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要)，兩者之間只有9個(gè)文種是相同的。新實(shí)施的《國(guó)家黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的公文種類有15種(決議、決定、命令(令)、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要)，可以理解為是在行政機(jī)關(guān)公文種類基礎(chǔ)上增加了黨的機(jī)關(guān)的“決議”和“公報(bào)”兩個(gè)文種。這里大家注意，除了文種種類統(tǒng)一以外，還有一點(diǎn)就是“會(huì)議紀(jì)要”改成了“紀(jì)要”。

　　第三，統(tǒng)一了公文構(gòu)成要素。這方面變化較多。一是公文格式要素進(jìn)行了調(diào)整。黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成;行政機(jī)關(guān)公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。這次進(jìn)行了統(tǒng)一，規(guī)定公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成，很大的變化是增加了發(fā)文機(jī)關(guān)署名和頁(yè)碼兩個(gè)公文格式要素，取消了主題詞格式要素。二是公文格式要素編排有較大變化。進(jìn)一步細(xì)化了特定格式公文的編排要求，新增了聯(lián)合行文公文首頁(yè)版式、信函格式首頁(yè)、命令(令)首頁(yè)版式等式樣。

　　第四，統(tǒng)一了行文規(guī)則。這方面，變化不是很大，基本規(guī)則沒(méi)有大的變化，主要是作了進(jìn)一步的細(xì)化和明確。一是行文要確有必要，講究實(shí)效。二是行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)行文。三是向上級(jí)行文原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委或政府同意或者授權(quán)(屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門)，請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文(新增加)。四是向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，要主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)，部門和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府中提出指令性要求，涉及多個(gè)部門協(xié)商不一致的不得向下行文。五是同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。六是部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對(duì)外正式行文。

　　第五，統(tǒng)一了公文處理工作。將原來(lái)《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中的“公文起草”、“公文校核”、“公文簽發(fā)”、“公文辦理的傳遞”、“公文管理”、“公文立卷歸檔”、“公文保密”和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中的“發(fā)文辦理”、“收文辦理”、“公文歸檔”、“公文管理”統(tǒng)一規(guī)范為“公文擬制”、“公文辦理”、“公文管理”三大類一系列相互關(guān)聯(lián)、有序銜接的工作，從而使公文處理工作更加規(guī)范、科學(xué)。主要變化有：在公文擬制方面，要求“重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)”;在公文管理方面，增加“發(fā)文立戶”的規(guī)定，要求新設(shè)立的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向本級(jí)黨委、政府的辦公廳(室)提出發(fā)文立戶申請(qǐng)。
 

　　二、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的主要新變化

　　新《黨政機(jī)關(guān)公文格式》對(duì)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)和裝訂要求進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整(如紙張白度由85%-90%調(diào)整為80%-90%，騎馬訂或平訂兩訂外訂眼距版面上下邊緣由1/4處調(diào)整為各70mm處)，變化很大的是公文格式要素及其編排的調(diào)整。

　　第一，對(duì)公文格式要素的劃分進(jìn)行了調(diào)整。新標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分(原標(biāo)準(zhǔn)是劃分為眉首、主體、版記三部分)。明確規(guī)定，公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分稱為版頭;公文首頁(yè)紅色分隔線(不含)以下、公文末頁(yè)首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁(yè)碼位于版心外。

　　第二，對(duì)公文格式要素進(jìn)行了調(diào)整。新增加了發(fā)文機(jī)關(guān)署名格式要素，新增不加蓋印章和加蓋簽發(fā)人簽名章公文的相關(guān)規(guī)定;單一機(jī)關(guān)行文不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱改為在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名;同時(shí)，刪除了主題詞格式要素;沒(méi)有了“印制份數(shù)”格式要素要求。

　　第三，對(duì)公文格式各要素編排進(jìn)行了較大調(diào)整。如將密級(jí)和保密期限、緊急程度的編排位置由右上角改為左上角，與份號(hào)自上而下排列;又如刪除“主辦單位簽發(fā)人置于第一行，其他簽發(fā)人從第2行起”規(guī)定，要求如有多個(gè)簽發(fā)人按照發(fā)文機(jī)關(guān)的順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。

　　第四，對(duì)成文日期中的數(shù)字格式進(jìn)行了調(diào)整。由原來(lái)的漢字標(biāo)全改為阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全。年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位(即1不編01)。

　　第五，對(duì)公文的特定格式進(jìn)行了新規(guī)定。新增聯(lián)合行文公文首頁(yè)版式、信函格式首頁(yè)、命令(令)格式、紀(jì)要格式版式等式樣。

　　第六，新增加了頁(yè)碼格式要素。明確規(guī)定公文頁(yè)碼作為格式要素不可少。大家注意，原《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》有印刷分?jǐn)?shù)，原《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》沒(méi)有，新的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的公文要素中也沒(méi)有印刷分?jǐn)?shù)，而把原《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和原《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》都沒(méi)有提出的“頁(yè)碼”作為公文的要素之一。

　　綜上，主要變化可用六句話來(lái)幫助記憶：主題詞和份數(shù)不再標(biāo);密級(jí)緊急左上角;機(jī)關(guān)署名不可少;成文日期用數(shù)字;公文頁(yè)碼別忘了。
 

　　三、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》各要素編排規(guī)則解讀

　　這里重點(diǎn)對(duì)公文格式要素及其編排作一簡(jiǎn)要梳理和歸納，便于大家理解和掌握。

　　第一，版頭部分

　　由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、版頭中的分隔線等要素組成，即公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分。

　　1、份號(hào)。公文負(fù)責(zé)制份數(shù)的順序號(hào)，即將同一文稿印刷若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

　　2、密級(jí)和保密期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和保密期限，保密期限是對(duì)公文秘密等級(jí)時(shí)效規(guī)定的說(shuō)明。標(biāo)注時(shí)，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

　　3、緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)公文緊急程度，分別標(biāo)注“特急”、“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角或密級(jí)的下一行;如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

　　4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志(注：原稱“標(biāo)識(shí)”現(xiàn)稱“標(biāo)志”)。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(一般黨的機(jī)關(guān)這樣使用，不加“文件”二字)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前;如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。

　　5、發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)是發(fā)文機(jī)關(guān)按照發(fā)文順序編排的順序號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)加“號(hào)”組成。編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入;發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位(即1不編為01)，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。聯(lián)合行文時(shí)使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與很后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。

　　6、簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人必須是本機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置(即與發(fā)文字號(hào)同處一行)。“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。

　　7、版頭中的分隔線。發(fā)文字號(hào)之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。
 

　　第二，主體部分

　　由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章、附注、附件等要素構(gòu)成，即公文首頁(yè)紅色分隔線(不含)以下、公文末頁(yè)首條分隔線(不含)以上的部分。

　　1、標(biāo)題。是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要的概括，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形，不應(yīng)使用長(zhǎng)方形或沙漏形。(注：原《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”，而新《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》對(duì)此沒(méi)有作專門要求,實(shí)際使用中是否加標(biāo)點(diǎn)可根據(jù)需要或視省政府辦公廳使用情況而定。

　　2、主送機(jī)關(guān)。即公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，很后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。

　　3、正文。公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標(biāo)注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。一般每面排22行，每行28個(gè)字。

　　4、附件說(shuō)明。公文附件的順序號(hào)和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)(如“附件：1. XXXXX”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。

　　5、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章。有四種不同的情況。一是加蓋印章的公文(公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符)。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說(shuō)明)一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，很后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說(shuō)明)一行之內(nèi)(注：聯(lián)合上報(bào)的公文可以由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)都要加蓋印章)。二是不加蓋印章的公文(電報(bào)可以不加蓋印章、黨的機(jī)關(guān)有特定發(fā)文標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章)。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文(或附件說(shuō)明)下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。三是加蓋簽發(fā)人簽名章的公文。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文(或附件說(shuō)明)下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊;每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章;簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。四是特殊情況說(shuō)明。當(dāng)公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

　　6、附注。是需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)，如公文的發(fā)放范圍、政府信息公開(kāi)方式、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等。如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。“請(qǐng)示”件須在附注處標(biāo)明聯(lián)系人和電話。

　　7、附件。公文正文的補(bǔ)充、說(shuō)明或參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。
 

　　第三，版記部分

　　由版記中的分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素組成，即公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。

　　1、版記中的分隔線。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0. 35 mm)，中間的分隔線用細(xì)線(推薦高度為0. 25 mm)。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文很后一面的版心下邊緣重合。

　　2、抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。 如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，很后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

　　3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)，后加“印發(fā)”二字(注：原來(lái)我們一直隨省政府辦公廳用“印”字)。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開(kāi)。
 

　　第四、公文的特定格式

　　1、信函格式。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4 mm處印一條紅色雙線(上粗下細(xì))，距下頁(yè)邊20 mm處印一條紅色雙線(上細(xì)下粗)，線長(zhǎng)均為170 mm，居中排布。如需標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。標(biāo)題居中編排，與其上很后一個(gè)要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文很后一面版心內(nèi)很下方。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。

　　2、紀(jì)要格式。紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說(shuō)明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。
 

　　第五，其他情況說(shuō)明

　　1、頁(yè)碼。一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

　　2、公文中的橫排表格。A4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。

　　3、公文中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字的用法。按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

 

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