第三節(jié) 發(fā)文處理程序與方法

　　一、發(fā)文處理的一般過(guò)程

　　發(fā)文處理是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進(jìn)行的創(chuàng)制、處置與管理活動(dòng)。發(fā)文處理程序具有很強(qiáng)的確定性與不可逆性。整個(gè)程序可分為三個(gè)階段：

　　(1)文稿的形成，包括擬稿、會(huì)商、核稿、簽發(fā);(2)公文的制作，包括注發(fā)、繕印、校對(duì)、用印或簽署;(3)公文的傳遞，包括分裝、發(fā)出。上述程序完成后;進(jìn)入辦畢公文的處置階段。

　　二、發(fā)文辦理活動(dòng)的方法要點(diǎn)

　　(1)文稿撰擬(詳見(jiàn)有關(guān)章節(jié))。

　　(2)會(huì)商。指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)或部門(mén)的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時(shí)所進(jìn)行的協(xié)商活動(dòng)。主要作用是維護(hù)公文的合法性;有效性、政令的統(tǒng)一性。

　　(3)核稿。指簽發(fā)前由文秘人員對(duì)文稿所作的全面核查工作。

　　(4)簽發(fā)。指由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門(mén)權(quán)限的部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式定稿和發(fā)出意見(jiàn)并簽注姓名、日期的活動(dòng)。文稿經(jīng)簽發(fā)即成為定稿。簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。簽發(fā)分正簽、代簽、核簽(辦簽)、會(huì)簽等數(shù)種。

　　(5)簽署。指簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在正式發(fā)出和使用的公文正本落款處簽注姓名的活動(dòng)。

　　三、發(fā)文管理活動(dòng)的方法要點(diǎn)

　　(1)注發(fā)。即在定稿形成后，批注繕寫(xiě)印發(fā)要求的活動(dòng)。

　　(2)校對(duì)。以文稿和格式設(shè)計(jì)要求為基準(zhǔn)，對(duì)校樣或繕寫(xiě)謄錄完畢的文件進(jìn)行全面核對(duì)檢查。較適于公文校對(duì)的方法有：對(duì)校法、折校法、讀校法。

　　(3)用印。即在文件上加蓋印章。

　　(4)分裝。按規(guī)定具體揀配和封裝文件的活動(dòng)。

　　(5)發(fā)出。指將已封裝完畢的公文以適宜方式傳遞給受文者。除需要直接傳送之外，大多通過(guò)普通郵寄、機(jī)要通信、機(jī)要交通、公文交換、電信等間接通道傳遞

　　第四節(jié) 辦畢公文的處置

　　一、處置辦畢公文的主要活動(dòng)

　　在收文處理和發(fā)文處理過(guò)程中都存在處置辦畢公文的活動(dòng)。主要包括：清退、銷毀、暫存、

　　立卷、歸檔。

　　二、公文清退的范圍與手續(xù)

　　需清退的公文包括：絕密公文;有重大錯(cuò)漏的公文;被明令撤銷的公文;僅供征求意見(jiàn)或?qū)忛喌墓��?未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)人的講話稿;由發(fā)文機(jī)關(guān)指定清退的公文等。

　　三、公文銷毀的范圍與方式

　　應(yīng)予銷毀的公文：無(wú)留存價(jià)值的公文;無(wú)留存必要的重份公文;不即行毀滅會(huì)造成失密和嚴(yán)重?fù)p失的公文;一般性公文的草稿，印制中形成的校樣、印版等。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷，銷毀絕密公文(含密碼電報(bào))應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。

　　四、立卷歸檔

　　凡反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的，具有查考利用價(jià)值的業(yè)已辦理完畢的公文材料均在立卷范圍之列。立卷時(shí)，要對(duì)公文進(jìn)行科學(xué)有效的分類、組合、編目。