第一節(jié) 公文處理概述

　　一、公文處理及其基本任務(wù)

　　公文處理就是對公文的創(chuàng)造、處(理)置和管理。其基本任務(wù)是及時、準(zhǔn)確、有效地創(chuàng)制、傳遞、辦理、管理、處置公文。

　　二、公文處理活動的地位

　　公文處理是公務(wù)活動的組成部分，在公務(wù)活動中占有重要地位。表現(xiàn)為：公文處理是機關(guān)實現(xiàn)管理職能的必要條件;公文處理是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

　　三、公文處理的基本原則

　　公文處理是一項有著特定功用、特定方法程序、特定內(nèi)容與形式的活動，為保證這項活動有序有效，必須順應(yīng)其內(nèi)在的特殊規(guī)律，遵循下列原則：法制原則;實事求是原則;全面質(zhì)量原則;時效原則;集中統(tǒng)一原則;黨政分工原則;保密原則;簡化原則。

　　第二節(jié) 收文處理程序與方法

　　一、收文處理的一般過程

　　收文處理是指對來自本機關(guān)外部的公文所實施的處置與管理活動。

　　收文處理的一般程序為：公文簽收、公文登記、審核、分辦、公文摘編、擬辦、批辦、承辦、注辦、組織傳閱、催辦。上述環(huán)節(jié)完成后，進(jìn)入辦畢公文的處置階段。

　　上述環(huán)節(jié)，也可按辦理與管理兩個基本性質(zhì)，分為收支辦理與收文管理兩大類活動。前者包括：擬辦、批辦、承辦、注辦;后者包括：簽收、登記、審核、分辦、公文摘編、組織傳閱、催辦。

　　二、收文辦理活動的方法要點

　　1.擬辦

　　由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員對公文進(jìn)行閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(guān)(部門)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪。擬辦實為一項輔助決策活動，目的在于為決策活動提供可選擇的方案。并非所有公文都需經(jīng)過擬辦。

　　如何做好擬辦工作：

　　(1)認(rèn)真研讀公文，真正弄清對方的意圖、問題的性質(zhì)與實際狀況;

　　(2)意見要簡明、具體、得體，擬辦意見是一種請示或建議，語氣應(yīng)與該性質(zhì)保持一致;

　　(3)同時提出兩個以上方案時，應(yīng)將傾向性意見放在前面;

　　(4)意見應(yīng)工整、清晰地寫在《文件處理單》相應(yīng)的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期;

　　(5)當(dāng)公文所涉及的問題較易處理，對領(lǐng)導(dǎo)采納方案有把握時也可直接草擬復(fù)文稿供審核定奪，以加速辦理過程。

　　2.承辦

　　承辦公文應(yīng)注意：(1)熟悉有關(guān)法律、法規(guī)、方針政策和上級機關(guān)有關(guān)公文，熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的業(yè)務(wù)，明確領(lǐng)導(dǎo)者的意圖;(2)深人實際，調(diào)查研究;(3) 加強協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方關(guān)系;(4)有效運用各種承辦方式;(5)分清主次，分別緩急;(6)各級領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極參與承辦工作;(7)注意對承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。

　　3.注辦

　　由承辦人隨手簽注公文承辦情況，以備忘待查。

　　三、收文管理活動的方法要點

　　1.公文簽收

　　指經(jīng)履行規(guī)定的確認(rèn)、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，從各種渠道收取公文。

　　2.公文登記

　　登記形式主要有簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。

　　3.審核

　　收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核重點：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。

　　4.分辦

　　根據(jù)公文重要程度、各部門職責(zé)分工及有關(guān)制度將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，有關(guān)部門閱知辦理。分辦的實質(zhì)是為公文確定運轉(zhuǎn)方向，它是一項事關(guān)公文能否準(zhǔn)確、迅速、有效地得到實質(zhì)性辦理的重要工作。

　　5.公文摘編

　　指對重要公文在投人辦理前所做的加工，包括編寫文摘或提要，編寫綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。目的在于為公文辦理提供便利，節(jié)省辦理時間。

　　6.傳閱的組織

　　指獨份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多人閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動。傳閱應(yīng)注意：(1)選擇合理的傳閱路線形式，樹型、輪型、星型中較適于公文傳閱的是樹型;(2)正確排序，靈活調(diào)整;(3)適當(dāng)分流;(4)利用并發(fā)展多種傳閱方式;(5)建立嚴(yán)格而簡便易行的傳閱登記手續(xù); (6)及時檢查閱讀情況與結(jié)果。

　　7.催辦

　　指根據(jù)承辦時限和要求對公文承辦過程所實施的催促和檢查活動。分內(nèi)催辦和外催辦兩種形式。催辦時應(yīng)注意：(1)正確劃定催辦范圍，保證重點;(2)有高度的時間效益觀念;(3)因地制宜采用多種催辦方式;(4)強化其嚴(yán)肅性與權(quán)威性。