第三節(jié) 函、合同、計劃

　　一、函

　　函是商洽性文件的一種，用于平行或不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準。函有多種。

　　發(fā)函的正文主要包括：行文的目的和原因，即為什么要提出協(xié)商討論有關問題或提出請求批準的事項;需要詢問、商議或批準的具體問題和事項，向對方介紹自己、介紹自己的意愿和方案，陳述有關理由、依據(jù)和背景材料;提出希望或要求，如“請復文”“請予批準”“望予合作”等。有時以“此致”“特此函告”等結尾詞作結。向對方請求批準的發(fā)函的正文與請示的組成情況相近。

　　復函的正文主要包括：指明所針對的來函(標題、文號、時間等);答復詢問，表明態(tài)度、立場和解決問題的辦法，提出疑問，陳述有關理由、情況;提出希望要求，致謝。有時以“特此函復”等結尾詞作結，答復對方請求批準事項的復函，其正文組成與批復相近。

　　撰擬函時應注意的事項。

　　二、合同(協(xié)議)

　　合同是一種證明性文件，是由當事雙方(或兩方以上)為共同達到一定目的，明確相互責任、權利、利益關系而簽訂的書面契約。合同主要由這樣幾個部分構成：標題、編號、當事各方的名稱(包括簡稱)、正文、作者簽署、用印、鑒證機關用印、簽約日期、附件、其他(電話、銀行帳號、聯(lián)系人等)。

　　正文主要包括如下幾方面內(nèi)容：訂約目的;標的(各方所共同要求實現(xiàn)的結果);各方的權利、利益、義務、責任;違約方面應負的責任及對其的制裁措施;文件有效執(zhí)行期限;履約的地點及方式;文件份數(shù)與保管方法;對有關附件的說明(名稱、效力);仲裁機關;不同文本的效力等。

　　撰寫合同文件時，應注意遵循特有的要求。

　　三、工作計劃

　　工作計劃用于對將要進行的工作活動提出目標并安排好實施步驟、措施和方法。對實際工作進程具有指導作用，同時也是總結衡量任務完成情況和效果的重要依據(jù)。其主要內(nèi)容包括：提出目標、任務的依據(jù);對完成任務的主客觀條件的分析;工作任務及要求、指標;主要步驟、方法和措施;分工及完成任務的時限及其他有關注意事項。工作計劃既可用文字敘述形式(文章)，又可用表格形式，也可兩種形式兼而用之。為使文件切實發(fā)揮效用，應注意充分調查研究有關情況和問題;積極穩(wěn)妥地規(guī)定任務和指標;步驟、方法和措施務求具體而明確、便于檢查和執(zhí)行;文字表達過程中，一般不作議論，以說明為主。

　　第四節(jié) 表格文件的設計與填制

　　一、表格的分類

　　文件的分類表格文件就是以線框與文字相結合方式記錄信息的文件，它以線框表明字詞的具體含義和組配關系，可以更加簡明、直觀、具體地表達信息。

　　根據(jù)不同的標準，可對表格文件進行多種劃分。

　　二、表格文件的結構格式

　　表格文件一般由標題(表名)、正表、說明組成。

　　三、表格設計

　　表格設計的內(nèi)容包括：明確使用目的、要求與條件限制和具體處理方式;選擇用紙，確定幅面規(guī)格;確定文件的圖文區(qū)與白邊區(qū)尺寸;確定文件數(shù)據(jù)構成;確定數(shù)據(jù)項目的名稱;確定各項數(shù)據(jù)的位置與相互次序;確定各欄目的尺寸;選定字體字號，選定線條的型制;作出有關數(shù)據(jù)的定義或說明，形成填報說明書、術語表、計算公式等。

　　表格設計規(guī)則是：實用、標準、通用、簡便。

　　四、表格的填制方法

　　填寫表格文件時應注意：按規(guī)定的項目和內(nèi)容填寫，不得隨意增減項目;用語要高度精確，保證語意單一明確;字跡須工整、清晰。