福建事業(yè)單位：公文格式規(guī)范（一）
2013-05-12 10:22 文章來源：福建人事考試網
| 訂閱福建華圖-成功日記，每日一次發(fā)送招考信息至您郵箱，重要招考信息不再漏掉： |
 |
節(jié)公文的文面格式
公文的文面格式，指公文正式文本的印制規(guī)格樣式。它有極強的程式性、規(guī)范性，這既有利于公文的處理，也有利于公文的寫作。為提高公文寫作和處理的質量和效率，必須注重公文文面格式的規(guī)范化。
一、公文文面格式的類型
1.公文式文面格式即公文格式。這也是公文中使用多的文面格式。機關、單位、團體往來的正式公文，通常采用了公文格式這種文面格式。這種文面格式由《條例》和《辦法》以及《中華人民共和國國家標準行政機關公文格式》作出了統一規(guī)定，顯得正規(guī)、莊重、嚴肅、規(guī)范。
2.專業(yè)規(guī)范文本式文面格式這是指行政職能機關和管理部門，在職能管理工作中所制發(fā)的一些專用公文規(guī)范文本形式。在不同的領域、部門、行業(yè)、專業(yè)，各類規(guī)范文本的文面格式都有所不同，如司法文書與稅務文書、專利文書、商標文書，其規(guī)范文本格式迥異。但在同一專業(yè)、行業(yè)、領域中的規(guī)范文本，其文面格式則是一樣的，如經濟合同規(guī)范文本，在全國各地都通用。這類文面格式規(guī)范、簡明，填寫、處理和使用都比較方便。
規(guī)范文本將有關內容分項列出，設計好項目名稱和應填寫的內容，編制成表格文書。各項目之后留下足夠空白，讓使用單位和個人按規(guī)定填寫。填寫好經審查無誤后，要按規(guī)定分別蓋上單位公章。法人代表(法定代表人)、代理人或經辦人、或者承擔相應權利義務的自然人(個人)也要簽名蓋章。有時，有關各方(如必需的中介方、擔保方、委托方、主管方)也要蓋章聯署。有的還要經有關方面公證、簽證并簽字蓋章。有些需經職能主管部門批準方能生效的規(guī)范文本，甚至連文書處理過程中的有關程序如審查、批準意見和審批簽字蓋章都一并在同一文本上反映出來。這種經有關各方都簽字蓋章后制作的一式若干份規(guī)范文本，具有同等法定效力，受到法律保護，是特殊的正本形式。而雖已填上相關內容，卻并未經有關各方簽字蓋章的規(guī)范文本，則不具備法定效力，一律視為草稿。
3.一般文章文面形式有些公文如工作研究、會議講話稿、調查報告、總結、經濟活動分析等等，也常采用一般文章的文面形式單獨印發(fā)。這種文面形式靈活、簡便，但卻不夠規(guī)范。這也就是通常說的“白頭文件”文面形式。
二、規(guī)范的公文文面格式的作用
1.保證公文的完整、正確、莊重，‘是公文性、_有效性的具體表現形式。如公文的紅色版頭，可區(qū)別于其他應用文，形式上更顯莊重、嚴肅;加蓋發(fā)文機關印章，是公文生效的重要標志。
2.可以為公文的撰寫、處理與運用提供方便，也為公文的立卷歸檔提供方便，有利于提高辦文效率，進而提高工作效率和質量。
3.可以為辦公自動化奠定基礎。公文格式的規(guī)范化、標準化，是采用計算機技術和其他先進設備來處理公文的前提和要求。沒有公文格式的規(guī)范化，是難于實現公文處理的現代化的。
三、公文文面格式的特點
公文文面格式具有規(guī)范性和確定性的特點。按照《條例》、《辦法》和《公文格式》國家標準的規(guī)定，公文的組成部分是確定的，不能隨意更換增刪;公文的文面格式是有統一規(guī)定的，各級機關、單位、團體都必須按確定的、規(guī)范的格式撰制、印發(fā)公文。只有一這樣，才一有利于提高公文處理和公文寫作的質量和效率。
第二節(jié)常用公文寫作
一、通告
(一)通告的分類
1.周知性通告突出周知性，政府機關、團體、企事業(yè)單位均可使用。
2.規(guī)定性通告突出規(guī)定性，只限行政領導機關或者機關單位領導部門使用。
(二)通告的寫作
1.規(guī)定性通告的標題通常要寫明事由、文種，重要的通告還要寫明發(fā)文機關。
2.通告的正文通常由通告緣由、通告事項、通告結語組成。
——通告緣由通常用“為了……，根據……，特通告如下”的句式寫明發(fā)布通告的目的、依據和原因;也有些針對存在問題作出相應規(guī)定的通告，開頭簡要說明存在問題的情況、嚴重性和緊迫感，再引出下文。
——通告事項是正文的主體，寫明需要大家知道或者遵守的事項，要寫得具體明確，簡潔明白。周知性通告的事項通常比較單一，篇幅很簡短;規(guī)定性通告一般都分條寫明應當遵守的有關事項。
——通告常用“特此通告”作結語。有的通告事項寫完即結束全文，也可不再寫結語。有的也以提出希望或執(zhí)行要求作結。
3.無論是張貼的或者登報的通告，落款處都應寫明發(fā)文單位和成文日期。
4.內容簡單的通告常采用篇段合一式結構，內容稍多的通告則常用總分條文式結構。
5.注意通告與公告的區(qū)別。
二、通知
(一)通知的特點和用途
1.應用廣泛，使用頻率高。一切機關、單位、團體都可以用通知來告知、傳達某種意向或事項。
2.有一定的性。大多數通知對受文對象總是有所要求，總是提出了需要執(zhí)行或辦理的事項，有一定的指揮、指導作用。
3.有明顯的時效性。
通知可用來處理以下事項：批轉下級機關、單位的公文;轉發(fā)上級機關的公文：轉發(fā)同級機關的公文;轉發(fā)不相隸屬機關、單位的公文;發(fā)布行政規(guī)章和管理規(guī)章：傳達要求下級辦理或執(zhí)行的事項;傳達需要有關單位周知的事項。任免和聘用有關人員。
(二)通知的分類
1.布置工作的通知即工作通知。
2.召開會議的通知即會議通知。
3.批轉、轉發(fā)有關文件和發(fā)布規(guī)章、管理規(guī)章的通知上級機關轉發(fā)下級的文件，可用批轉性通知;下級機關照轉上級文件、同級或不相隸屬的機關之間照轉文件，均可用轉發(fā)性通知。
4.任免通知用于任免、聘用有關人員。
5.公布某些專門事項的通知即事項通知。這類通知主要起知照性作用，設置機構、啟用印章、更正文件、遷址辦公等等專門事項，均用這類通知。
(三)通知的基本結構和寫法
各類通知均可按以下結構來組織全文。
1.標題除極簡單的事情，標題可只寫“XX通知”(如會議通知、停電通知)外，一般說來，應在“通知”前加上發(fā)文機關名稱和事由。
2.主送機關指受文單位名稱和個人稱謂。該寫的受文單位和個人不要遺漏，以免誤事。
3.正文是通知的主要內容。起草時要交代清楚發(fā)文的原因、意圖和目的，通知的什么事情，有哪些具體要求和意見，受文單位應如何辦理。
正文的結構大體說來，可以有三種寫法：
總分條文式 引言之后將通知事項分為幾點，用順序號分條擬寫，這樣寫的好處是條理清楚，一目了然。
歸納式按接性質將正文分為幾大部分，如原因、要求、具體措施等等，每一部分集中說明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照辦理。
篇段合一式有些內容簡單的通知，正文不再分條分部分，通篇就是一段話甚至一句話。
4.落款在正文右下方注明發(fā)文機關和成文日期。
(四)撰寫各類通知的注意事項
1.工作通知這類通知的正文包括通知緣由、通知事項、通知要求。它通常采用總分條文式結構。
例如：
四川省人民政府關于深入開展農田水利基本區(qū)設的通知各市、州、縣人民政府，各地區(qū)行署，省政府各部門：
9月18日，國務院召開了全國農田水利基本建設電視電話會議;9月上旬，省委、省政府在巴中地區(qū)通江縣召開了全省農田水利基本建設工作會議。為了認真貫徹落實好這兩次會議的精神，在今冬明春更大規(guī)模地掀起農田水利基本建設的高潮，為明年抗災奪豐收打下堅實的基礎，特作如下通知。
一、深化認識。……
二、明確任務。……
三、突出重點。……
四、發(fā)動群眾。……
五、增加投入。……
六、確保質量。……
七、加強領導。各地要切實加強對農田水利基本建設的領導，政府主要領導要親自抓，分管領導要具體抓，“一班人”要共同抓。要精心組織，周密部署，明確任務，制定措施，落實責任。各級領導要改進工作作風，深入線，帶頭參加義務勞動，開展調查研究，及時發(fā)現和解決問題。要繼續(xù)在全省范圍內開展“李冰杯”農田水利基本建設競賽活動，實行以獎代補的激勵機制。各級各部門要主動配合，積極參與，搞好服務，打好總體戰(zhàn)。
一九九六年九月二十四日
(印章)
(1)通知緣由這部分組成了通知的引言部分。或介紹背景，概述情況，分析形勢;或肯定成績，指出問題;或說明依據，闡明發(fā)通知的目的、意義或指導思想：或上述內容綜合說明、闡述。
總之，要盡可能在這部分顯示文章的主旨，表明通知的思路。
（編輯：姜芃）
