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2017安徽事業(yè)單位招聘文秘專業(yè)科目:秘書工作的超前性

　　不能把秘書工作的超前性理解成就是把工作做在前頭，的確，要體現(xiàn)超前性，必須把工作做在前頭，但是把工作做在前頭，未必都算是超前。比如，臨近年終，要搞年度工作總結(jié)了，領(lǐng)導(dǎo)尚未交代，秘書人員便提前收集有關(guān)情況，這只能說是主動(dòng)，不能說是超前。再如，領(lǐng)導(dǎo)要出差，秘書為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好有關(guān)的文件材料和買好車票或機(jī)票，這更不是什么超前，這本來就是秘書分內(nèi)的工作。秘書工作的超前性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

　　1.輔助決策的超前性

　　進(jìn)行決策和采取對(duì)策是領(lǐng)導(dǎo)工作的核心內(nèi)容，為了更好地輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，秘書人員不能等到領(lǐng)導(dǎo)提出要求時(shí)，才去收集有關(guān)信息。秘書人員雖然很難確定領(lǐng)導(dǎo)將會(huì)在什么時(shí)候進(jìn)行決策或采取對(duì)策，但完全可以提前做好信息準(zhǔn)備，使領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和采取對(duì)策時(shí)所需的大量信息處于備用狀態(tài)，一旦需要，立刻提供。事實(shí)上，秘書人員不一定要等到領(lǐng)導(dǎo)要作決策的時(shí)候，才將這些信息材料提供給領(lǐng)導(dǎo)，而是要及時(shí)地提供某些有著較高價(jià)值的信息，這樣就會(huì)盡早給領(lǐng)導(dǎo)以啟發(fā)，使領(lǐng)導(dǎo)能贏得有利的時(shí)機(jī)，作出更為合理的判斷和決策。如果秘書人員在提供這些信息的同時(shí)，能夠提供富有創(chuàng)意而又切實(shí)可行的建議，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策或采取對(duì)策就更有意義。

　　2.參與協(xié)調(diào)的超前性

　　秘書參與協(xié)調(diào)的超前性要求秘書人員在矛盾還處于萌芽狀態(tài)時(shí)就能及時(shí)化解;或者在某項(xiàng)工作開展之前，能做好各方面的工作，避免不協(xié)調(diào)現(xiàn)象的出現(xiàn);或者能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)在機(jī)關(guān)中構(gòu)建起良好的人際關(guān)系，從源頭上防止矛盾的發(fā)生。在具體的工作中，秘書人員可以從這幾方面著手：首先，秘書人員應(yīng)該在人際關(guān)系的處理上做到既要講原則，又要寬容大度，同各個(gè)職能部門的工作人員建立起和諧的關(guān)系;其次，秘書部門有不少事務(wù)性的工作是面向全單位的，如果在工作中能夠?yàn)榇蠹姨峁﹥?yōu)質(zhì)的服務(wù)，必然會(huì)贏得大家的好評(píng);再次，秘書人員，特別是秘書部門的負(fù)責(zé)人，應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)分析單位內(nèi)部的人員狀況，發(fā)現(xiàn)潛在的矛盾，通過思想教育或其他手段來解決這些問題;最后，秘書部門可以在領(lǐng)導(dǎo)的支持下，配合有關(guān)部門，開展一些活動(dòng)，促進(jìn)人與人之間的交往，從而逐步形成一個(gè)和諧的人際環(huán)境。這種超前性的協(xié)調(diào)，不僅可以起到防患于未然的積極效果，而且能夠增強(qiáng)整個(gè)單位職工的凝聚力。

　　3.管理事務(wù)的超前性

　　滿足領(lǐng)導(dǎo)和各部門的需求，是秘書部門搞好事務(wù)性工作的基本標(biāo)準(zhǔn)，但在“滿足”上卻有高、中、低三種不同的水平。滯后滿足是低水平的滿足，反映了秘書部門工作的被動(dòng)狀態(tài);及時(shí)滿足是一般水平的滿足，說明秘書部門的工作能跟上需求;而超前滿足則是高水平的滿足，表明秘書部門能夠注意領(lǐng)導(dǎo)和各部門潛在的需求，并提前給予滿足，這無疑將對(duì)工作產(chǎn)生積極的推動(dòng)力。要提供超前服務(wù)，必須善于發(fā)現(xiàn)潛在的需求，這種潛在的需求可能是有些人暫時(shí)還沒有意識(shí)到某些事物的價(jià)值，所以沒有表現(xiàn)出需求的欲望，也可能是有些人存在這種需求的欲望，但因各種原因，如顧慮需求不會(huì)被接受，或不希望給秘書部門添加麻煩等，因此不作公開的訴求。秘書部門應(yīng)經(jīng)常、主動(dòng)地聽取各方面的意見，了解他們的需求，并盡 最大可能予以滿足，甚至有時(shí)一旦確定對(duì)方應(yīng)該有某種需要的時(shí)候，無需對(duì)方開口，便給予滿足，這就是超前服務(wù)，要做到超前服務(wù)并不那么容易，不僅要有對(duì)事務(wù)性工作的熱愛和熱情，而且還要有較強(qiáng)的判斷能力和辦事能力。

　　在工作中，秘書人員不可能做到事事超前，但如果只滿足于秘書工作的基本要求而缺乏一定的超前意識(shí)，那么，他也許能夠較好地完成任務(wù)，但不可能創(chuàng)造出一流的業(yè)績(jī)。

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